aventoEvents
Jeden Event so gebaut, wie du arbeitest.
Bereiche frei benennen, Module einsetzen, Vorlagen wiederverwenden. Vom ersten Entwurf bis zum Dossier sieht das ganze Team denselben Stand.
Firmenjubiläum Nordlicht AG
Sa, 12. Juni · Saal Rigi · 180 Personen
1.0 Bereiche und Module
Technik, Gastro, Programm: alles an seinem Platz.
Ein Event besteht aus Bereichen mit Farbe und Symbol. In jeden Bereich setzt du die Module, die du brauchst: Ablaufplan, Personal, Volunteers, Aufgaben, Listen, Räume, Anzahl, Kontakte, Notizen und Dateien.
2.0 Räume
Räume und Bestuhlung im Griff.
Weise dem Event Räume der Location zu, mit Bestuhlung, Sitzplätzen, Mietkosten und Kundenpreis. Freie und belegte Räume siehst du sofort.
3.0 KI-Prüfung
Lücken finden, bevor sie wehtun.
Feste Regeln und die KI prüfen deinen Event, zum Beispiel einen bestätigten Event ohne Ort oder Kunde. Du bekommst eine klare Liste statt einer bösen Überraschung am Eventtag.
KI-Prüfung
4.0 Verschieben
Neues Datum, alles zieht mit.
Eine Vorschau zeigt jede betroffene Zeit, bevor du verschiebst. Ablaufplan, Einsätze und abhängige Zeiten folgen dem neuen Termin.
Verschieben auf Sa, 19. Juni
Alle Funktionen im Detail
27 Funktionen in diesem Bereich.
Eventübersicht
Auf einer Seite siehst du Datum, Aufbau und Abbau, Ort, Auftraggeber:in und Gästezahl. Dazu kommen Karten für Projekte, Gäste, Dateien, Belege, Kundenseite und Aktivität, darunter die Bereiche mit ihren Modulen.
Bereiche
Gliedere jeden Event in Bereiche wie Catering oder Technik, jeweils mit Farbe und Symbol. In jeden Bereich setzt du die Module, die du brauchst. Pro Bereich entscheidest du, ob ihn deine Kundin auf ihrer Seite sieht.
Eventliste und Kalender
Alle Events als Liste oder Kalender, mit Archiv und Vorlagen. Steht der Termin noch nicht fest, legst du den Event mit «Datum offen» an. Er erscheint dann am Ende der Liste und bleibt aus Kalender und Raumbelegung draussen.
Status-Ablauf
Jeder Event läuft von der Anfrage über provisorisch und bestätigt bis durchgeführt, abgerechnet und archiviert, absagen geht jederzeit. Ab dem Start und nach dem Ende wechselt der Status von selbst. Welche Schritte erlaubt sind, legst du fest.
Zeitplan
Programmpunkte mit Start, Ende und verantwortlicher Person. Du kannst einen bestehenden Ablauf einfach als Text einfügen. Der Zeitplan funktioniert auch ohne Netz, Änderungen werden später übertragen.
Personal im Event
Leg den Bedarf mit Rolle, Anzahl, Zeit, Treffpunkt, Stundensatz und Skills an. Passende Leute findest du mit Skill- und Verfügbarkeitsfilter und siehst Überschneidungen. Danach führst du Status und Ein- und Auschecken.
Listen
Menü, Equipment oder Lieferung als Positionsliste mit Menge, Einheit, Preis, Rabatt und MWST, auf Wunsch mit Produkt verknüpft. Positionen rechnen pro Gast, fliessen ins Angebot oder zählen zur Teilnehmerzahl. Einfügen als Text und Verschieben per Drag gehen auch.
Räume
Weise dem Event Räume der Location zu, mit Bestuhlung, Sitzplätzen, Mietkosten und Kundenpreis. Du siehst freie und belegte Räume und wirst bei abweichendem Preis gewarnt. Bei externen Locations bereitet Avento die Anfrage-Mail vor.
KI-Prüfung
Feste Regeln finden zum Beispiel einen bestätigten Event ohne Ort oder Kunde oder ein Ende vor dem Start. Danach prüft die KI Ablauf, Personal und Mengen auf Widersprüche. Steht der Event kurz bevor, läuft die Prüfung von selbst.
Vorlagen
Speichere einen Event als Vorlage, mit Bereichen, Modulen, Listen, Aufgaben, Personalbedarf, Volunteer-Schichten und Widgets. Aus der Vorlage entsteht mit einem Klick ein neuer Event im Status «Anfrage».
Event verschieben
Verschiebe den ganzen Event auf einen neuen Starttermin. Eine Vorschau zeigt dir jede betroffene Zeit, einzelne Einträge kannst du ausnehmen. Und falls du dich vertan hast, machst du es rückgängig.
Event-Dossier
Ein PDF mit Eckdaten, Beschreibung, Notizen, Zeitplan, Personal, Räumen, Aufgaben, Anzahlen, Listen, Fremdkosten und Finanzübersicht. Ist OneDrive verbunden, liegt die aktuelle Fassung nach jeder Änderung automatisch in der Ablage.
Belege aus dem Event
Leg Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung oder Gutschrift direkt im Event an, auf Wunsch gleich mit den angebotsrelevanten Positionen und Zwischentotalen je Bereich. Alle verknüpften Belege siehst du auf einer Karte.
Aufgaben im Event
Checklisten mit Abschnitten, Zuständigen und Fälligkeit direkt im Event. Übernimm Aufgaben aus einer Vorlage oder füge sie als Text ein. Ist das KI-Modul aktiv, erkennt Avento die Aufgaben im Text selbst.
Volunteers im Event
Schalte die öffentliche Volunteer-Anmeldung für den Event ein oder aus und hol dir den Anmeldelink. Du siehst die Anmeldungen der letzten 24 Stunden und kommst direkt zur Schichtplanung.
Erinnerung vor dem Einsatz
Alle fest eingeteilten Personen bekommen 24 Stunden vor ihrem eigenen Beginn eine Mitteilung. Fällt der Zeitpunkt in die Nacht, kommt sie um 18 Uhr am Vortag. Wird der Beginn verschoben, gibt es eine neue Erinnerung.
Einfache Ansicht für Staff
Eingeteilte Mitarbeitende sehen eine reduzierte Eventansicht mit Einsatz, Treffpunkt und Ablauf. Auch ihr Menü bleibt schlank: Heute, Einsätze, Aufgaben und Zeit. Über «Als Staff ansehen» prüfst du, was sie sehen.
Event-Widgets
Ordne auf der Eventübersicht Karten frei an: Aufgaben, Anzahl, Zeitplan-Vorschau, Kontakte-Vorschau und ein freies Textfeld. Leere Widgets blenden sich von selbst aus, damit du nur siehst, was zählt.
Gäste-Abgleich
Avento zählt die Mengen aller Listen-Positionen zusammen, die zur Teilnehmerzahl zählen, und vergleicht sie mit der erwarteten Gästezahl. So fällt dir auf, wenn Menüs oder Plätze nicht aufgehen. Ohne solche Positionen bleibt die Karte weg.
Anzahl
Halte Gruppen mit Anzahlen fest, etwa Menüs, Tickets oder Plätze, und behalte dazu die erwartete Gästezahl des Events im Blick. So stimmen Bestellung und Planung von Anfang an zusammen.
Kontakte im Event
Verknüpfe Personen mit einer Rolle, zum Beispiel Techniker:in, direkt mit einem Bereich deines Events. Ihren Status führst du gleich dort, damit alle wissen, wer wofür zuständig ist.
Dateien
Jeder Bereich zeigt seinen eigenen Ordner in deiner Microsoft-Ablage, Hochladen geht sofort. Weitere Ordner heftest du einfach dazu, damit Pläne und Unterlagen dort liegen, wo das Team sie sucht.
Notizen
Jeder Bereich hat zwei Notizen: eine öffentliche und eine interne. So trennst du sauber, was deine Kundin sehen darf und was nur fürs Team bestimmt ist. Notizen lassen sich auch ohne Netz bearbeiten.
Projekte im Event
Sieh die mit dem Event verknüpften Projekte samt erfassten Stunden und offenem Betrag. Ein neues Projekt legst du direkt hier an, mit Nummer, Kunde und Bezug zum Event. So siehst du schon im Event, was noch offen ist.
Zeiten im Event
Alle Zeiteinträge des Staffs für diesen Event auf einen Blick, auf Wunsch mit Bezug zur Aufgabe. Die Ansicht ist nur zum Lesen, damit niemand aus Versehen Stunden ändert. Erfasst wird wie gewohnt in der Zeiterfassung.
Änderungen abonnieren
Melde dich an jeder Modulkarte für Änderungen an. Ändern andere Personen etwas, sammelt Avento das kurz und schickt dir eine einzige Mitteilung, statt dich mit vielen kleinen zu überhäufen.
Zugriff auf einzelne Events
Admins geben einzelnen Personen gezielt Rechte auf genau diesen Event. So arbeiten Externe oder Aushilfen mit, ohne dass sie alle anderen Events sehen. Rechte vergibst du so genau dort, wo sie gebraucht werden, statt für den ganzen Workspace.
Zeig uns deinen nächsten Event.
Wir spielen es in einer Demo gemeinsam in Avento durch.