aventoVeranstaltungshäuser
Dein Haus, immer richtig belegt.
Anfragen mit Raum-Verfügbarkeit, Bestuhlung, Personal und Rechnung, ohne dass etwas zwischen Excel und Postfach verloren geht.
Belegung Juni
Kommt dir das bekannt vor?
- Doppelbelegungen, weil der Kalender nicht aktuell ist
- Personal wird per Telefon und Gruppenchat zusammengesucht
- Jede Anfrage wird von Hand ins nächste Tool übertragen
So läuft es mit Avento.
- Anfrage prüfenRaum-Verfügbarkeit direkt in der Anfrage.
- Personal einteilenBedarf anlegen, Zusagen einsammeln.
- DurchführenAblaufplan und Dossier für alle.
- VerrechnenBeleg direkt aus dem Event.
Die wichtigsten Funktionen im Detail
Eventanfragen
Alle Anfragen aus Formular, Mail oder eigener Erfassung landen in einer Liste, mit Status wie neu, in Prüfung oder Rückfrage offen. Per Klick machst du daraus einen Event samt Kontakt oder ein vorausgefülltes Angebot.
Räume und Belegung
Räume einer Location mit Kapazität für sitzend, stehend und maximal sowie Fläche. Unter «Belegung» siehst du, welche Events den Raum wann belegen, und planst ohne Doppelbuchung. So weisst du, was frei ist.
Räume
Weise dem Event Räume der Location zu, mit Bestuhlung, Sitzplätzen, Mietkosten und Kundenpreis. Du siehst freie und belegte Räume und wirst bei abweichendem Preis gewarnt. Bei externen Locations bereitet Avento die Anfrage-Mail vor.
Locations
Deine Veranstaltungsorte mit Adressen, Kontakten, Räumen, Belegung, Events und Dateien. Pro Location stellst du ein, ob Avento die Belegung selbst führt oder ob sie extern verwaltet wird.
Personal im Event
Leg den Bedarf mit Rolle, Anzahl, Zeit, Treffpunkt, Stundensatz und Skills an. Passende Leute findest du mit Skill- und Verfügbarkeitsfilter und siehst Überschneidungen. Danach führst du Status und Ein- und Auschecken.
Anfragen und Absagen
Storno-Wünsche, unbeantwortete Einladungen älter als 48 Stunden und No-Shows landen gesammelt an einem Ort. Du genehmigst oder lehnst Stornos ab, erinnerst, ziehst Anfragen zurück oder notierst No-Shows.
Auslastung
Sieh je Person, wie stark sie in einem Zeitraum verplant ist: Einsätze, geplante und echte Stunden, Konflikte, Abwesenheiten und Zuverlässigkeit. So verteilst du die Arbeit fair und erkennst Engpässe.
Zeitplan
Programmpunkte mit Start, Ende und verantwortlicher Person. Du kannst einen bestehenden Ablauf einfach als Text einfügen. Der Zeitplan funktioniert auch ohne Netz, Änderungen werden später übertragen.
Event-Dossier
Ein PDF mit Eckdaten, Beschreibung, Notizen, Zeitplan, Personal, Räumen, Aufgaben, Anzahlen, Listen, Fremdkosten und Finanzübersicht. Ist OneDrive verbunden, liegt die aktuelle Fassung nach jeder Änderung automatisch in der Ablage.
Offline-Modus
Zuletzt geladene Daten bleiben bis 7 Tage auf dem Gerät und sind auch ohne Netz sichtbar. Änderungen an Aufgaben, Stempeln, Notizen, Listen und Ablaufplan merkt sich Avento und überträgt sie, sobald das Netz zurück ist.
Belege aus dem Event
Leg Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung oder Gutschrift direkt im Event an, auf Wunsch gleich mit den angebotsrelevanten Positionen und Zwischentotalen je Bereich. Alle verknüpften Belege siehst du auf einer Karte.
Rechnungen
Erstelle Rechnungen frei, aus Angebot, Auftragsbestätigung oder erfasster Zeit, bearbeite, versende und versioniere sie. Jedes Rechnungs-PDF hat einen Schweizer QR-Einzahlungsschein. Zahlungen, Mahnungen und Gutschriften hängen direkt an der Rechnung.
Zeig uns deinen nächsten Event.
Wir spielen es in einer Demo gemeinsam in Avento durch.