Ablaufplan für Firmenanlässe: so planst du den Eventtag

Der Ablaufplan ist das wichtigste Dokument am Eventtag. Er sagt allen Beteiligten, wer wann wo was macht: Technik, Service, Küche, Programm und Kunde.

Was in jede Zeile gehört

• Zeit: Beginn und, wo wichtig, Ende
• Was passiert: kurz und eindeutig, zum Beispiel «Apéro auf der Terrasse»
• Verantwortlich: eine Person, nicht ein Team
• Bereich: Technik, Gastro, Programm, damit jeder seinen Teil findet

Eine Vorlage für einen Firmenanlass

Zeit	Was	Bereich
14:00	Aufbau Technik und Bühne	Technik
16:30	Soundcheck	Technik
17:30	Briefing Servicepersonal	Service
18:30	Apéro	Gastro
20:00	Abendessen und Ansprache	Programm
22:30	Liveband	Programm
00:30	Abbau	Technik

Drei Tipps aus der Praxis

1. Puffer einplanen: Zwischen Apéro und Essen dauert es immer länger als gedacht.
2. Eine Quelle: Sobald der Plan als PDF in drei Mails hängt, arbeitet jemand mit der alten Version.
3. Auch offline verfügbar: In Kellern und Sälen ist das Netz oft schlecht.

So macht es Avento

In Avento ist der Ablaufplan ein Modul im Event, mit Zeiten und verantwortlichen Personen. Verschiebst du den Event, ziehen alle Zeiten mit. Das Team sieht den Plan in der App, auch ohne Netz, und das Dossier-PDF fasst alles zusammen. Mehr zu Events.